Almacén General

Unidad administrativa encargada de procesar solicitudes de dotación de materiales de stock, conforme a los requerimientos específicos de las UBPP’s universitarias, considerando un grupo de partidas básicas y artículos seleccionados correspondientes al capítulo presupuestal clave 2000 (materiales).
De manera complementaria, el área se encarga de resguardar lotes de equipos adquiridos, previo a su alta en el registro de activos fijos institucionales, para su posterior entrega al usuario final.
Estructuralmente se ubica a nivel de jefatura departamental, dependiente de la SRM, compartiendo rango jerárquico con los departamentos, administrativo de la propia subdirección, adquisiciones, e inventarios. Su organización básica funcional comprende las secciones de, registro de operaciones, de despacho de artículos, la de control de stocks, de procesamiento documental, y de operaciones.

Objetivo:

Abastecer convenientemente a la institución de todos los materiales de consumo genérico que le son indispensables para su operación; generándole, deseablemente, ahorros presupuestales considerables al evitar que cada UBPP universitaria se encargue de la compra directa, y por ende dispersa, de este tipo de materiales.

Funciones:

Diseñar e implementar los esquemas y procesos de trabajo necesarios para una atención expedita de los requerimientos que son turnados al departamento.
Gestionar la adquisición oportuna de los stocks de materiales indispensables para el cumplimento de la tarea encomendada al área.
Resguardar en buen estado los materiales y equipos que le son encomendados.
Diseñar el catálogo de materiales de stock, compatibles con la misión del área.
Evaluar permanentemente los catálogos de materiales que se manejan en el área, a fin de depurarlos o incrementarlos conforme a las necesidades de las UBPP’s universitarias.
Levantar inventarios periódicos de materiales, conciliando los resultados físicos con los registros informáticos del área, para una adecuada función de control.
Verificar que los artículos ingresados al almacén correspondan fielmente a las características y condiciones descritas en los pedidos respectivos.
Establecer un sistema de comunicación eficiente para mantener informado al usuario de las existencias de artículos de stock.
Establecer un sistema de comunicación eficiente para mantener informado al usuario acerca del ingreso de equipos.
Establecer un sistema de comunicación eficiente para mantener informado al usuario respecto al estatus de sus solicitudes.
Autorizar facturas y comprobantes de gasto correspondientes a adquisiciones directas, realizadas por el usuario, de materiales de stock no disponibles en el inventario del área.
Establecer los mecanismos y registros de control de movimientos, que garanticen la integridad de los inventarios a cargo del área.
Establecer el mecanismo de vinculación con el departamento de control presupuestal, para asegurar la existencia de los recursos indispensables para el procesamiento de solicitudes.
Diseñar e implementar los mecanismos administrativos que aseguren una actuación transparente de los equipos de trabajo del almacén general.
Establecer mecanismos de consulta permanente, tendientes a mejorar la percepción del servicio que brinda el almacén general a las instancias universitarias.
Elaborar y presentar los informes y reportes de trabajo que le sean requeridos.