Inventarios

Unidad administrativa encargada de procesar el registro físico, custodia documental de resguardos que amparan los activos fijos, y baja de bienes inventariables y de control económico, propiedad de la institución; adquiridos vía subsidio, recursos propios, donaciones, y/o intercambios; incorporando tales movimientos al estado general del inventario de bienes institucionales. Estructuralmente se ubica a nivel de jefatura departamental, dependiente de la SRM, compartiendo rango jerárquico con los departamentos, administrativo de la propia subdirección, adquisiciones, almacén general. Su organización básica funcional comprende las secciones de, registro de bienes, registro y procesamiento documental, supervisión, y trámite documental.

Objetivo:

Dotar a la institución de los medios físicos, mecanismos, normas y procesos, que garanticen el registro oportuno y seguro de todos los bienes catalogados como inventariables, supervisando permanentemente las modificaciones de su estado original, el traslado de responsivas entre instancias, y la conclusión de su vida útil que provoca consecuentemente la baja respectiva; cuidando en todo fase y momento la preservación de la inversión implícita.

Funciones:

  • Diseñar e implementar los esquemas y procesos de trabajo necesarios para una atención expedita de los requerimientos que son turnados al departamento.
  • Administrar los procesos relacionados con el alta, modificación, traslado y baja de bienes inventariables y de control económico.
  • Elaboración de formato único de resguardo para cada bien propiedad de la institución, trasladando la responsiva respectiva al delegado de inventarios de la instancia receptora.
  • Supervisar el funcionamiento de las delegaciones de inventarios existentes en cada una de las UBPP’s universitarias.
  • Firmar la responsiva original del resguardo de alta elaborado para cada bien inventariable y de control económico.
  • Procesar y controlar los cambios en el archivo documental e informático del activo fijo de la institución.
  • Autorizar trámite de baja de bienes, en coordinación con las UBPP’s usuarias, el departamento de auditoría, y el departamento de bienes patrimoniales.
  • Programar verificación física de los inventarios resguardados.
  • Autorizar facturas y comprobantes de gasto, concernientes a servicios de mantenimiento correctivo y/o preventivo a equipos y mobiliario.
  • Gestionar la baja definitiva de bienes ante el departamento de bienes patrimoniales.
  • Participar en ventas, subastas, donaciones, etc., de bienes seleccionados para baja definitiva, cuya condición física permita algún tipo de aprovechamiento.
  • Establecer vínculos de comunicación efectiva con instancias centrales involucradas, para efectos de baja ó alta de bienes.
  • Establecer mecanismos de consulta permanente, tendientes a mejorar la percepción del servicio que brinda el departamento de inventarios a las instancias universitarias.
  • Elaborar y presentar los informes y reportes de trabajo que le sean requeridos.