Archivo General
A los usuarios interesados en las Obligaciones de Transparencia de la Universidad Autónoma Chapingo, Comunidad Universitaria y Público en General.
La Universidad Autónoma Chapingo reconoce encontrarse en un estado de considerable rezago administrativo y tecnológico en materia de archivos, y por consecuencia, mantiene un elevado incumplimiento a las disposiciones de la Ley General de Archivos, lo que no obsta su disposición a respetar el derecho a la verdad, el acceso a la información y el aporte al patrimonio documental de la Nación, como eje principal de lo estipulado en el artículo 6º de la Ley General de Archivos.
En esa tesitura, adolece de un global, disciplinado y sistemático cumplimiento a lo establecido en el artículo 7º del mismo precepto legal, toda vez que las dependencias administrativas, los Departamento de Enseñanza, Investigación y Servicio, y las dependencias sustantivas de la administración central, realizan la gestión documental y archivística de forma independiente, careciendo hasta el momento, de un mecanismo que permita estandarizar y aglutinar los mecanismos de organización, conservación y preservación.
Por lo referido, esta Universidad no cuenta con las obligaciones establecidas en el artículo 11 de la Ley General de Archivo, siendo entre otras:
- Un sistema institucional para la administración de archivos
- Procesos de gestión documental
- Inscripción en el Registro Nacional de Archivos
- Procesos para determinar la valoración documental
- Procuración de resguardo digital
Así mismo, no cuenta con las establecidas en el artículo 13 de dicha Ley:
- Cuadro General de Clasificación Archivística
- Catálogo de Disposición Documental
- Inventarios documentales
- Guía de Archivo Documental
- Índice de expedientes clasificados (a excepción de la Unidad de Transparencia)
Sin embargo, se informa a la comunidad universitaria y al público en general, que esta Universidad garantiza la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita de los documentos que posee, así como los derechos humanos de acceso a la información y de salvaguarda de confidencialidad de los datos personales y sensibles, mediante un mecanismo institucional denominado “Prontuario de Archivo”, que no está digitalizado, pero que se encuentra disponible para su consulta física en las instalaciones del Archivo General de la Universidad, previa labor de omisión de información confidencial en términos legales, en su caso. Las instalaciones en la sede central se ubican en el km. 38.5 de la carretera México-Texcoco, en el Municipio de Texcoco, C.P. 56230, en el Estado de México.
Dicho prontuario consiste en la clasificación por tomos y años de expedientes administrativos dependientes de toda la universidad, así como un minutario, preservación acumulativa física en tomos de 500 folios, de una copia de cada uno de los documentos que se generan y que pasan por el archivo, al que se les asigna un folio consecutivo que documenta su generación, trámite y guarda por tiempo indefinido, que, a falta de demarcación de ciclo vital o de clasificación en histórica, de concentración o de trámite, no causa baja documental.
Aunque los registros que derivan de dicho prontuario son las bases de datos electrónicas por cada Departamento de Enseñanza, Investigación y Servicio, dependencia administrativa o sustantiva, trabajador por su número de expediente interno y alumno por su número de matrícula, las características de dicho mecanismo no constituyen aún un elemento útil de contribución a los indicadores de gestión y ejercicio de los recursos públicos, pero si resguardan la memoria institucional de forma organizada, disponible, íntegra y localizable, al tenor de lo previsto en el artículo 2º de la Ley General de Archivos.
ATENTAMENTE
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
ARCHIVO GENERAL DE LA UACh
